Papierloses Büro, Robotik und Wartung per App: Digitale Technologien helfen uns, die Arbeit zu organisieren, machen sie selbst aber auch besser und leichter.

Mit der digitalen Zeiterfassung über die Software Blink haben wir bereits 2022 begonnen, uns Schritt für Schritt von der handschriftlichen Arbeitszeitaufzeichnung zu verabschieden. Besonders in Großobjekten hatten wir Terminals aufgestellt, bei denen sich Mitarbeitende mit Chipkarte ein- und auschecken können. Die Terminals bauen wir aber bereits langsam wieder ab, denn über die Smartphone-App funktioniert die Zeiterfassung auch ohne große und umständliche Geräte. Für viele Mitarbeitende ist eine digitale, intuitiv bedienbare App motivierender als traditionelle Erfassungsmethoden, da sie den Arbeitsalltag vereinfacht und jederzeit Transparenz über geleistete Stunden sowie den aktuellen Urlaubsanspruch bietet.

Die digitale Zeiterfassung ist Teil unserer Bemühungen, so weit wie möglich auf Papier zu verzichten. Während vor einigen Jahren noch viele unserer Büros voller Akten waren, haben wir heute fast alle Dokumente und Unterlagen bereits digitalisiert. Dazu gehören auch die Lohn- und Gehaltsabrechnungen, die wir unseren Mitarbeitenden über ein Onlineportal bereitstellen. Die wenigen Ausnahmen, in denen wir noch drucken, betreffen meist Dokumente, die unterschrieben und wieder eingescannt werden müssen – aber auch das nimmt deutlich ab.

Übrigens hatten wir großes Glück mit der Umstellung: Kurz danach kam die Coronapandemie. Unsere Bürokräfte mussten so nur noch mit Laptops ausgestattet werden und konnten mobil arbeiten. Einige tun dies heute noch.

Auch unsere Kundinnen und Kunden profitieren von der digitalen Arbeitsweise: Mit der KleanApp haben wir ein umfassendes Tool zur Qualitätskontrolle. Das betrifft sowohl unsere eigenen Rundgänge als auch die Kommunikation zwischen Kundinnen, Kunden und unseren Teams.

Kundinnen und Kunden haben die Möglichkeit, über die App direkt Mängel zu melden oder Aufträge einzustellen. Dabei können sie in den meisten Objekten den konkreten Raum eingeben, da ein Gebäudeplan in der App hinterlegt ist. Aus diesen Informationen wird unmittelbar ein Ticket generiert, das unserer zuständigen Objektleitung oder unseren Vorarbeiterinnen und Vorarbeitern zugewiesen wird. So merken wir fast in Echtzeit, wenn wir unsere Arbeit noch besser machen müssen. Am Ende des Jahres können sich Kundinnen und Kunden über die App eine Aufstellung generieren lassen, die zeigt, wie viele Hinweise, Mängel und Sonderaufträge es gab. Damit steht eine erste Evaluation unserer Arbeit zur Verfügung. Unsere Leistung wird so transparenter. Auch die Haustechnik kann mit der App ihre Wartungsrundgänge transparent und rechtssicher dokumentieren. Dabei spielt es für die App keine Rolle, ob die Qualität der Reinigung eines Raumes bewertet wird oder die einwandfreie Funktion einer Kühlanlage überprüft werden soll.

Intern nutzen wir das Tool ebenfalls, um unsere Arbeit zu analysieren. Vorarbeiterinnen und Vorarbeiter sowie die Objektleitung machen Rundgänge zur Qualitätssicherung. Dabei können sie pro Raum in der App Schulnoten für die Sauberkeit vergeben. Entspricht ein Raum noch nicht unseren Ansprüchen, wird automatisch ein Ticket erstellt und die zuständigen Mitarbeitenden bekommen direkt die Chance, ihre Arbeit auszubessern. Vor der digitalen Erfassung haben wir diese Rundgänge zwar auch gemacht, aber sie auf Papier dokumentiert. Die Wege der Informationen waren deutlich länger, ein Ausbessern war oft nicht sofort möglich. Durch die KleanApp sind wir also nicht nur papierlos und transparenter, sondern vor allem schneller.

Neben der Optimierung der Arbeitsorganisation wird auch die eigentliche Arbeit deutlich effizienter. Zunehmend setzen wir auf Robotik, etwa auf autonome Scheuersaugautomaten, die selbst anspruchsvolle Bodenflächen zuverlässig reinigen. Insbesondere im Bereich der Teppichpflege kommen zahlreiche kompakte Saugroboter zum Einsatz.

Wir werden den Markt weiterhin aufmerksam beobachten, weil sich der Einsatz künstlicher Intelligenz auch in unserer Branche voraussichtlich rasant entwickeln wird. Mit digitalen Tools und selbstständig arbeitenden Robotern haben wir schon viele Schritte hin zu einem modernen Traditionsunternehmen gemacht. Und diesen Weg werden wir weitergehen, denn wir merken, wie wir, unsere Mitarbeitenden und unsere Kundinnen und Kunden gleichermaßen von transparenter und direkter Kommunikation profitieren.